Kỹ năng mềm: Cover letter

Cách viết “cover letter” cho tập san khoa học

Bài viết copy từ FB GS Nguyễn Văn Tuấn

https://www.facebook.com/drtuanvnguyen/posts/1551673885145732

Hôm qua, có một bạn hỏi tôi làm sao viết một cover letter cho tập san khoa học mà nghe "kêu". Đây cũng là một trong những khó khăn của người mới bắt đầu việc công bố quốc tế hay xuất bản khoa học. Ngày xưa, tôi học được từ một người thầy rất giỏi về mấy chuyện communication này, nên cũng có vài kinh nghiệm. Sau này, trong vai trò reviewer và editor tôi học từ các tác giả khác về cách viết thư. Vì thế, tôi có thể chia sẻ cùng các bạn vài mẹo.

Sau khi đã hoàn tất bản thảo bài báo, bước kế tiếp là đệ trình bài báo đến một tập san. Ngày nay, việc đệ trình bài báo cho một tập san thường được thực hiện trực tuyến. Khi đệ trình trực tuyến, tác giả cần phải chuẩn bị sẵn 3 văn bản: thư đệ trình (cover letter), văn bản chuyển giao bản quyền (copyright transfer), và văn bản tuyên bố mâu thuẫn lợi ích (conflict of interest). Trong các văn bản đó, lá thư đệ trình rất quan trọng, bởi vì qua lá thư, tác giả phải thuyết phục ban biên tập rằng bài báo có tầm quan trọng và xứng đáng được công bố trên tập san.

Lá thư đệ trình là một cái acid test cho ban biên tập hay người phụ trách biên tập bài báo. Kinh nghiệm cá nhân tôi cho thấy tôi không có thì giờ đọc hết bài báo; tôi chỉ nhìn qua lá thư đệ trình và bản abstract, rồi ra quyết định có nên gửi bản thảo ra ngoài cho bình duyệt hay không. Do đó, công việc quan trọng của tác giả là phải thuyết phục ban biên tập gửi bản thảo đi bình duyệt. Để đạt mục tiêu đó, tác giả phải tỏ ra chuyên nghiệp trong cách viết lá thư đệ trình. Lá thư đệ trình cần phải có những thông tin chính như sau:

1. Tựa đề bài báo. Đây là thông tin tối thiểu để ban biên tập có vài ý niệm về công trình nghiên cứu. Chẳng hạn như nếu tựa đề bài báo [theo kiểu viết ở bên nhà] là “Nghiên cứu XYZ ở Bệnh viện ABC, Huyện A, Tỉnh C, từ năm 2006 đến 2010” thì có lẽ ban biên tập không cần gửi ra ngoài để bình duyệt, vì chỉ qua tựa đề cũng biết tác giả chỉ quan tâm đến một vấn đề địa phương nào đó. Đây chính là lí do tại sao tôi đề cập thường xuyên rằng phải biết cách đặt tựa đề một cách khoa học và worldly.

2. Nội dung chính của bài báo. Tác giả cần có một đoạn văn ngắn để viết về bối cảnh hoặc câu hỏi nghiên cứu, phát hiện gì đáng chú ý, và nếu cần, một vài nét về phương pháp nghiên cứu.

3. Lí do gửi cho tập san. Câu văn này quan trọng nhất. Bất cứ một bài báo khoa học nào cũng có nhiều diễn đàn / tập san có thể đăng tải. Vấn đề là các tập san này có đẳng cấp rất khác nhau. Những tập san loại high profile (Nature, Science, New England Journal of Medicine, Lancet, JAMA, v.v.) chỉ công bố những công trình quan trọng, và họ từ chối rất nhiều (khoảng 90-99% bài báo gửi đến bị từ chối). Những tập san chuyên ngành thì dễ dãi hơn, nhưng tỉ lệ từ chối cũng dao động trong khoảng 70-80%, tuỳ vào chỉ số ảnh hưởng (impact factor - IF). Dù nhiều người không ưa chỉ số ảnh hưởng, nhưng sự thật vẫn là sự thật: những tập san có IF càng cao thì tỉ lệ từ chối càng cao, và bài báo nếu được công bố được trích dẫn nhiều và gây tác động lớn. Để thuyết phục công bố trên tập san lớn, tác giả phải viết một câu văn cho thấy nghiên cứu của mình là quan trọng và sẽ được độc giả của tập san quan tâm.

4. Hai câu văn mang tính cam đoan. Một câu văn tuyên bố rằng tất cả các tác giả đã đồng ý với nội dung bài báo. Câu văn khác cam đoan rằng bài báo chưa được gửi cho tập san nào.

Ngoài ra, lá thư còn phải có những thông tin về ngày tháng và tên của tổng biên tập. Tên của tổng biên tập hay người phụ trách phần học thuật và khoa học của tập san có thể tìm trong website của tập san (cần dùng Google, nếu không có sẵn).

Sau đây là vài cách viết mẫu và ghi chú của tôi.

====

LOGO

[Ngày tháng lá thư, bên tay phải lá thư]

February, XX, XXXX

[Tên của tổng biên tập. Viết đậm, phông chữ lớn hơn phông chữ thường 12 points]

Dr. Nicholas Power
Editor-in-Chief
Journal of Good Hope

[Xưng hô. Nên tránh kiểu viết nguyên tên họ như “Dear Dr. Nicholas Power”]

Dear Dr. Power,

[Lí do tại sao viết thư này. Người phương Tây muốn biết lí do ngay từ dòng đầu, chứ không đợi đến cuối thư mới biết lí do là gì!]

I am writing to submit the following manuscript entitled “Functional impairment of human XYZ: Implications for therapy” for publication in the Journal of Good Hope as an original article.

[Mô tả một cách ngắn gọn nội dung nghiên cứu hay phát hiện chính. Vào đầu nói về bối cảnh chung]

The immune competence of retrovirus-mediated XYZ modified cells is critical for a beneficial effect to follow their adoptive transfer into patients. [viết về phát hiện chính] In this study, we show a functional disadvantage for ABC cells in their capacity to respond in vitro to viral-specific stimulation. [thêm một phát hiện khác]Also, we identify alternative transduction protocols that preserve this functional capacity, and uncover the underlying mechanisms that may explain these functional differences.

[Giải thích tại sao tập san này thích hợp cho bài báo]

We believe that the Journal of Good Hope, which particularly encourages clinical applications of gene therapy techniques, would be the most suitable journal to communicate this work that we submit for your consideration.

[Câu văn tuyên bố rằng các tác giả đã phê chuẩn nội dung bài báo, và tiêu chuẩn đứng tên tác giả đã được đáp ứng]

We confirm that the manuscript has been read and approved by all authors. We also confirm that the order of authorship has been agreed upon, and the criteria for authorship as defined in the “Uniform requirements for manuscripts” have been met.
[Câu văn cam đoan rằng bài báo chưa được gửi cho tập san nào cả]

This manuscript has not been published, and is not under consideration for publication elsewhere. We have no conflicts of interest to disclose.

[Câu văn xã giao]

Thank you very much for your time and consideration. We look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

[Tên của tác giả được viết đậm]

Dr. John M. Authors
On behalf of all authors